Zpracování a ochrana osobních údajů

Směrnice World MUSADO Association, z.s.

pro zpracování a ochranu osobních údajů

Tato Směrnice WMA je účinná od 25. 5. 2018 a je vydána v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) a s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR – obecné nařízení o ochraně osobních údajů – dále jen „Nařízení“).

I.

Základní ustanovení

Spolky jsou povinné zajistit souhlas svého člena se zpracováním osobních údajů pro účely činnosti spolku (např. pro vedení seznamů členů apod.).

Spolky jsou povinné splnit informační povinnost vůči svým členům, zejména informovat své členy o tom, že jsou shromažďovány jejich osobní údaje pro účely činnosti spolku, v jakém rozsahu a komu mohou být zpřístupněny.

Na spolky dopadají obecné povinnosti k ochraně osobních údajů, kterými disponují.

Spolky nemají oznamovací povinnost vůči ÚOOÚ podle ustanovení § 16 zákona č. 101/2000Sb. o ochraně osobních údajů.

 

II.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů pro účely této Směrnice je World MUSADO Association, z.s., IČ 015 89 644, se sídlem Lužecká 1/823, Praha 8, PSČ 181 00, zapsaný ve spolkovém rejstříku, vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 25633 (dále jen „Správce“ nebo ,,WMA”).

 

III.

Informovanost členů/klientů WMA a kontaktní údaje

Jednotliví členové nebo klienti WMA mají možnost buď v sídle WMA nebo na webových stránkách WMA nahlédnout do interní Směrnice o ochraně osobních údajů, kterou se Správce řídí.

Souhlas se zpracováním osobních údajů člen WMA projevuje tak, že vyplní a podepíše formulář WMA se souhlasem ke zpracování osobních údajů. Souhlas obsahuje odkaz na Zákon/Nařízení, informaci o tom, jaké údaje jsou pořizovány, jakým způsobem je s nimi nakládáno, jakým způsobem může subjekt nahlížet do své karty a jak může upravit znění údajů, případně požádat o jejich výmaz.

Veškeré dotazy a požadavky týkající se zpracovávání osobních údajů je možné poslat buď poštou na adresu sídla Správce nebo e-mailem na adresu wmaprague@gmail.com.

 

IV.

Rozsah a kategorie zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů Správci poskytl, a to buď přímo v souvislosti s členstvím ve WMA nebo s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se Správcem, případně které Správce shromáždil jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy (např. k plnění zákonných povinností Správce).

Správce zpracovává především tyto kategorie osobních údajů:

a) jméno a příjmení, případně akademický titul,

b) datum narození (v nezbytně nutném případě i rodné číslo),

c) adresa bydliště,

d) národnost,

e) státní příslušnost,

f) vzdělání,

g) povolání,

h) bankovní spojení,

i) kontaktní údaje (tel. číslo + e-mailová adresa),

j) fotografie člena spolku (např. na přihlášce do WMA),

k) registrující jednotka WMA (klub MMCS nebo škola TM),

l) číslo průkazu WMA nebo licence instruktora WMA,

m) záznamy o chování na internetových stránkách provozovaných Správcem získané z cookies (v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči).

 

V.

Účel zpracování osobních údajů

Pro vnitřní potřebu Správce:

a) vedení seznamů a evidencí členů a předávání těchto údajů mezi organizačními složkami WMA pro zajištění její běžné činnosti (např. členská přihláška, semináře, soustředění, činnost instruktorů, technické zkoušky, soutěže),

b) vytváření metodických nebo propagačních materiálů WMA (např. výuková videa, kalendáře, ročenky, výroční zprávy, brožurky, časopisy) v max. rozsahu – jméno a příjmení,

c) předávání osobních údajů příslušným orgánům státní správy a samosprávy nebo externím organizacím pro zajištění běžné činnosti WMA, popř. jejího financování (např. finanční dotace, pojištění, akreditované kurzy) v rozsahu – jméno, příjmení, datum narození, bydliště, kontaktní údaje (e-mail, telefon).

Pro informační a marketingové účely Správce:

a) zasílání informací o pořádaných akcích, výrobcích, službách a dalších výstupech aktivit WMA v rámci její běžné činnosti v rozsahu – kontaktní údaje (e-mail, telefon),

b) zveřejnění fotografie nebo videa člena WMA na webových stránkách WMA (případně v jiných odborných či propagačních médiích) v rozsahu – bez připojení dalších osobních údajů,

c) zajištění přístupu oprávněného člena WMA do interních spolkových počítačových aplikací v rozsahu – jméno, příjmení, datum narození, kontakt, registrující organizační jednotka.

Pro splnění smlouvy nebo zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Správce.

Poskytnutí osobních údajů nutných pro splnění objednávky nebo smlouvy, plnění zákonných povinností Správce a ochranu oprávněných zájmů Správce je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné služby WMA poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje Správce souhlas subjektu osobních údajů.

Základní dílčí účely pro zpracování osobních údajů v tomto případě jsou zejména:

a) procesy spojené s identifikací a kontaktem zákazníka (plnění objednávky nebo smlouvy),

b) poskytování služeb a dodání objednaného zboží (plnění objednávky nebo smlouvy),

c) vyúčtování za služby, vystavení daňových dokladů (plnění objednávky nebo smlouvy),

d) plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností),

e) evidence dlužníků a vymáhání pohledávek (oprávněný zájem),

f) právní spory (oprávněný zájem).

 

VI.

Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Zpracováním je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, tedy:

a) shromažďování,

b) zaznamenávání,

c) uspořádání,

d) strukturování,

e) uložení,

f) přizpůsobení nebo pozměnění,

g) vyhledávání,

h) nahlédnutí,

i) použití, zpřístupnění přenosem,

j) šíření nebo jakékoliv zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, vymazání, zničení.

 

Zpracování a uložení osobních údajů je prováděno Správcem především v jeho sídle a to pověřenými zástupci Správce (viz Stanovy WMA), případně externím Zpracovatelem. Při zpracování osobních údajů Správcem nedochází k automatizovanému rozhodování ve smyslu čl. 22 Nařízení.

Ke zpracování osobních údajů Správcem dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijal Správce technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje získané Správcem zpřístupněny, musí respektovat právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

 

VII.

Doba zpracování osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů dochází po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou údaje zpracovávány, a to v souladu se lhůtami uvedenými v příslušných smlouvách, v interních směrnicích nebo v platných právních předpisech. Základní lhůty jsou Správcem stanoveny následovně:

a) u všech členů WMA po dobu 10 let od udělení písemného souhlasu Správci. Po uplynutí této lhůty zůstává uchováno v evidenci Správce jméno a příjmení bývalého člena WMA. Tento jmenný seznam je dále veden jen pro statistické účely,

b) u klientů služeb je Správce oprávněn v případě, že tito mají splněny veškeré své závazky vůči němu, zpracovávat v zákaznické databázi jejich základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z jejich komunikace se Správcem po dobu 4 let ode dne ukončení poslední smlouvy se Správcem,

c) v případě zakoupení zboží od Správce je tento oprávněn zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje klienta, údaje o zboží a údaje z komunikace mezi klientem a Správcem po dobu 4 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží,

d) v případě jednání mezi Správcem a potenciálním klientem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je Správce oprávněn zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 6 měsíců od ukončení předsmluvního jednání,

e) webové stránky WMA používají k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Informace jsou sdíleny se společností Google. Používáním těchto webových stránek souhlasí návštěvník s použitím souborů cookie. Doba uchování informací je 7 dní.

f) účetnictví WMA vedené Správcem je v souladu se Zákonem o účetnictví archivováno po dobu 10 let. Správce není plátcem DPH.

 

VIII.

Kategorie příjemců osobních údajů

WMA při plnění svých cílů, závazků a povinností využívá i odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Správce, mají postavení Zpracovatelů osobních údajů a musí zpracovávat osobní údaje pouze v rámci pokynů od Správce a nesmí je využít jinak. Jedná se zejména o:

a) přepravce zásilek,

b) znalce,

c) advokáty,

d) překladatele,

e) účetní firmy,

f) správce IT systémů,

g) jiné (např. provozovatelé e-shopů, poskytovatele ubytování nebo reklamy…).

 

IX.

Práva subjektů údajů

V souladu s Nařízením náleží subjektu údajů níže uvedená práva, přičemž uplatnění těchto práv se váže na splnění zákonných podmínek. Jedná-li se o práva vůči Správci, je subjekt údajů oprávněn je uplatňovat na kontaktech uvedených v čl. III této Směrnice:

a) právo na přístup k osobním údajům,

b) právo na opravu nepřesných údajů,

c) právo na výmaz,

d) právo na omezení zpracování,

e) právo na oznamovací povinnost Správce ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování,

f) právo na přenositelnost osobních údajů,

g) právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů,

h) právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů,

i) právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů,

j) právo podat stížnost u dozorového úřadu (uoou.cz).

 

X.

Závěrečná ustanovení

Tato Směrnice může být revidována pouze písemnou formou.

Tato Směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem jejího schválení VR WMA.

Znění Souhlasu se zpracováním osobních údajů je v příloze č. 1 této Směrnice.

 

V Praze, dne 24.5.2018                                 Za World MUSADO Association, z.s.

                                                                                předseda O. Šelenberk v.r.

 

KE STAŽENÍ:

Souhlas se zpracováním osobních údajů